Outsourcing von Dienstleistungen Auslagerung von Akten und Proben in Krankenhäusern

Outsourcing in Krankenhäusern ist nach Ansicht der Bundesregierung im Grundsatz nicht zu beanstanden. Die Ausgliederung von Aufgaben an externe Dienstleister sei eine betriebswirtschaftliche Strategie, heißt es in der Antwort der Bundesregierung auf eine „Kleine Anfrage“ der Linksfraktion. Die häufigsten Aufgaben, die ausgelagert werden, sind laut eines Berichts der kma-online sogenannte tertiäre Leistungen: Wäschereibetriebe (50 Prozent), Reinigungsdienste (46 Prozent) und Küche (38 Prozent) werden demnach meist extern betrieben. Doch während das Outsourcing von Wäscherei, Speisenversorgung oder der Reinigung des OP-Bestecks hinlänglich bekannt ist und alltäglich in Krankenhäusern genutzt wird, ist die Ausgliederung verschiedenster Patientendaten wie Akten, Röntgenfilme oder aber auch Laborproben, Gewebe- oder Blutproben bisher nicht üblich.

Aufbewahrungspflichten für Unterlagen und Proben

Wie in vielen Bereichen gelten auch für Krankenhäuser und Arztpraxen in Deutschland gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungspflichten. Archivierungsbedürftig sind u. a. Patientenakten, Personalunterlagen, aber auch (pathologische) Proben und Rückstellmuster. Mit teilweise sehr unterschiedlicher, verpflichtender Lagerungsdauer. Wir haben Ihnen die verschiedenen, gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hier übersichtlich zusammengestellt. Für die überwiegend jahrzehntelange Lagerung müssen genügend Kapazitäten und Ressourcen geschaffen werden. Abhilfe schafft eine externe Archivierung, mit der Krankenhäuser viel Platz sparen und dringend benötigte Räume anderweitig nutzen können. Eine externe Archivierung bringt zudem noch weitere Vorteile mit sich.

Datenschutzgrundverordnung in Kliniken beachten

Neben der Platz- ist auch Zeitersparnis ein entscheidender Aspekt. Laut einer Untersuchung des Ärztemonitors 2018 verbringen Haus- und Fachärzte durchschnittlich etwa 7,4 Stunden pro Woche mit Verwaltungsaufgaben. Dazu zählen auch Archivierung, Archivpflege und regelmäßige Entsorgung von Altakten und Röntgenbildern. Einige, externe Dienstleister bieten die Beräumung der Probenschränke sowie Transport und Verpackung der Proben an. Nachdem die Proben und Rückstellmuster abgeholt wurden, werden diese zugriffssicher durch den Dienstleister eingelagert. Abholung, Transport, Archivierung und Aktenbewegung muss nach Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und Bundesdatenschutzgesetz (BDSG neu) erfolgen. Bei der Wahl des Dienstleisters ist darauf zu achten, dass dieser bereits Erfahrungen auf dem Gebiet aufweist und entsprechende Zertifizierungen vorweisen kann. Wer seine Proben und Rückstellmuster extern archivieren lässt, sollte jederzeit die Chance besitzen, jederzeit Zugriff auf das extern archivierte Material zu erhalten, entweder physisch oder digital. Auf eine eindeutige Wiederauffindbarkeit muss sich das Klinikum verlassen können und sollte sich bei der Wahl des Dienstleisters rückversichern, dass diese gewährleistet wird.

Klimatische Ansprüche an Archivierung von Patientendaten

Die Archivierung muss den besonderen klimatischen und datenschutzrechtlichen Anforderungen bei der Verwahrung von besonderen Sicherungsgütern wie Röntgenbildern oder Filmen gerecht werden. Röntgenfilme sowie Datenträger enthalten personenbezogene Daten – die Datensicherheit muss jederzeit gewährleistet sein. Nach Artikel 5 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) müssen Patientenunterlagen vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder unbeabsichtigter Schädigung durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen geschützt sein. Patientenakten und Röntgenbilder fachgerecht zu archivieren bedeutet vor allem, sie trocken zu lagern und keinen großen Temperaturschwankungen auszusetzen.

Externe Lager archivieren biologische Proben in unterschiedlichen Temperaturbereichen. Dazu gehören auch Rückstellmuster, pathologischen Proben (Objektträger, Paraffinblöcke), klinische Prüfmuster (auch Arzneimittel nach Arzneimittelgesetz), in Formalin eingelegte Nassproben/Organe und klassische Aktenarchivierung bis hin zum Biobanking. Mechanische oder physikalische Beanspruchungen der Probenmaterialien können zu Veränderungen führen. Daher ist es wichtig, die Proben sowohl für den Transport, als auch für die Lagerung richtig vorzubereiten.

Isothermische Archivierung

Die Lagerungsbedingungen bei pharmazeutischen Rückstellmustern, Laborproben, Gewebe oder auch Zelllinien müssen individuell zugeschnitten sein und sind nur mit Hilfe geregelter Kühlsysteme bei ihren jeweiligen optimalen Lagerungstemperaturen langfristig nutzbar. Die damit verbundene, notwendige isothermische Archivierung ist kostenintensiv und zeitaufwendig. Passende Geräte dafür zu stellen sowie die regelmäßige Wartung und Temperaturüberwachung sind ist für viele Krankenhäuser sehr komplex. Bei externen Dienstleistern kann die richtige Lagerung von Proben und Rückstellmustern gewährleistet werden. Bei diesem Verfahren werden die Proben und Substanzen je nach ihren Anforderungen bei 2-8°C, -20°C, -80°C oder -196°C gelagert.

Sich für eine externe Archivierung zu entscheiden, bringt viele, genannte Vorteile mit sich. Das ist allerdings nur sinnvoll, wenn eine Integration in bestehende Arbeitsabläufe funktioniert, der Qualitätsstandard erhalten bleibt und – im Sinne der medizinischen Einrichtungen – signifikant Kosten einspart.