Aufbewahrungsfristen für Patientenunterlagen

Die Verpflichtung von Ärztinnen und Ärzten, Unterlagen grundsätzlich 10 Jahre nach Abschluss einer Behandlung aufzubewahren, regeln § 57 Absatz 2 im Bundesmantelvertrag-Ärzte, die Berufsordnungen der Ärztekammern der Länder (§ 10 BO der ÄKWL) sowie § 630f Absatz 3 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB).

Dies betrifft ärztliche Unterlagen wie zum Beispiel Arztbriefe, EEG/EKG-Streifen, Krankenhausberichte, Patientenakten, Ergebnisse genetischer Untersuchungen und Analysen, Dokumente aus Untersuchungen zur Früherkennung von Krankheiten, aus Krebsfrüherkennungsuntersuchungen sowie Aufzeichnungen und Aufnahmen aus der Röntgen-/Strahlendiagnostik.

Kürzere und längere Aufbewahrungsfristen von Patientendaten

Für einige ärztliche Unterlagen, gelten Aufbewahrungsfristen, die über die Zehnjahresgrenze hinausgehen. Eine 15-jährige Archivierungspflicht besteht für Unterlagen aus Disease Management Programmen (DMP) sofern sie personenbezogene Daten enthalten sowie für Dokumente aus D-Arzt-Verfahren. Die längste Aufbewahrungsfrist, 30 Jahre, gilt für Dokumente über die Anwendung von Blutprodukten und genetisch hergestellten Plasmaproteinen (§ 14 Abs. 3 Transfusionsgesetz) und aus der Röntgen- bzw. Strahlenbehandlung (§ 28 Abs. 3 RöV § 42 Abs. 1, § 85 Abs. 3 StrlSchV).

Aufbewahrungszeiten von unter zehn Jahren gelten für eine Reihe von Verwaltungsdokumenten, wie Überweisungsscheine (4 Quartale, vgl. § 7 Abs. 2 der 1. Ergänzung der Vereinbarung zur Gestaltung und bundesweiten Einführung der Krankenversichertenkarte), Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (12 Monate) EDV-Abrechnungsdaten (16 Quartale), Dokumente zu Betäubungsmitteln (3 Jahre, vgl. § 8 Abs. 5 Betäubungsmittel-Verschreibungsverordnung ) und Abrechnungsunterlagen (maximal 10 Jahre, vgl. § 147 Abs. 3 Abgabenordnung).

Fristüberschreitende Aufbewahrung

In besonderen Fällen ist eine Aufbewahrung von Unterlagen über den gesetzlich vorgegebenen Zeitrahmen hinaus erforderlich und zulässig:

• anhängige Widerspruchs- und Klageverfahren
• Durchsetzung von Schadenersatz-, Versicherungs- und Rentenansprüchen der Patientinnen und Patienten
• gesundheitlicher Zustand der Patientinnen und Patienten

Da Schadensersatzansprüche von Patientinnen und Patienten gegenüber Ärztinnen und Ärzten erst nach 30 Jahren verjähren, empfiehlt sich im Zweifelsfall eine entsprechend lange Aufbewahrung.

DSGVO-konforme Entsorgung nach Ende der Aufbewahrungsfrist

Die seit 2018 geltende europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie das im selben Jahr neugefasste Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu) zielen auf den verbesserten Schutz personenbezogener Daten. Zentral ist der Grundsatz der Speicherbegrenzung. Demnach sollen personenbezogene Daten nur solange gespeichert werden, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet wurden, erforderlich ist. Die Aufbewahrung im Rahmen der gesetzlichen Fristen muss sicher und vor dem Zugriff unbefugter Personen geschützt erfolgen. Nach Ablauf der Frist und sofern keine anderen rechtlichen Gründe zur längeren Aufbewahrung vorliegen, müssen die Daten umgehend sicher und unwiederbringlich gemäß DIN SPEC 66399-3 / ISO/IEC 21964 vernichtet werden. Mit dem ausführenden Entsorgungsunternehmen ist ein AV-Vertrag zu schließen.

Elektronisch dokumentierte Patientenunterlagen

Für digital gespeicherte Unterlagen, beispielsweise Scans von Arztbriefen oder elektronische Behandlungsdokumentationen, gelten dieselben Aufbewahrungsfristen wie für Dokumente in Papierform. Jedoch sind hier hinsichtlich der Datensicherheit besondere Maßnahmen zu ergreifen. So muss ausgeschlossen sein, dass Daten durch technische Probleme verloren gehen. Der Zugang zum Datenbestand muss durch Passwörter gesichert und nur einem begrenzten Kreis von medizinischem Personal zugänglich sein. Eintragungen und Nutzung sind zu protokollieren.

Ob Papierdokumente durch den sogenannten „ersetzenden Scan“ nach deren Digitalisierung verzichtbar und somit entsorgt werden können, obliegt im Einzelfall der Abwägung von Ärztinnen und Ärzten. Dies ist für die Aufbewahrung zulässig, allerdings besitzt ein elektronisch gespeichertes Dokument nicht den gleichen Beweiswert wie das Original in Papierform.